Gruodį daugelyje įmonių kartojasi tas pats vaizdas. Buhalterė ieško trejų metų senumo sutarties, vadovas tikina ją matęs „mėlyname segtuve“, o spintoje stovi keliolika vienodų segtuvų be užrašų.
Nors sąskaitos ir banko išrašai seniai keliauja elektroniniu paštu, popieriaus biuruose vis dar susikaupia daugiau, nei atrodo: pasirašytos sutartys, darbuotojų bylos, perdavimo aktai, kasos dokumentai.
Metų pabaiga yra tinkamas metas visa tai sutvarkyti vienu ypu. Gerai suplanuotas dokumentų archyvavimas padeda greičiau surasti reikiamas bylas ir nebekaupti nebereikalingų popierių.
Pirmiausia atskirkite, ką privalu saugoti
Ne visus dokumentus reikia laikyti vienodai ilgai. Vienų saugojimo terminas baigiasi po kelerių metų, kitus, pavyzdžiui, kai kuriuos su darbo užmokesčiu susijusius dokumentus, gali reikėti saugoti gerokai ilgiau.
Terminus nustato teisės aktai, jie kartais keičiasi, todėl prieš ką nors išmetant verta pasitarti su buhalteriu arba pasitikslinti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyboje. Praktiškai patogu išskirti tris grupes: „saugoti ilgai“, „saugoti dar kelerius metus“ ir „terminas baigėsi“.
Svarbu: pasibaigęs saugojimo terminas dar nereiškia, kad bylą galima iškart išmesti. Pirmiausia reikia įvertinti, ar ji vis dar reikalinga, o dokumentų naikinimą įforminti teisės aktų nustatyta tvarka.
Dokumentai, kuriuose yra asmens duomenų ar komercinių paslapčių, neturėtų keliauti į popieriaus konteinerį nesunaikinti. Mažam biurui pakanka smulkintuvo, o didesnį kiekį galima atiduoti dokumentų naikinimo įmonei.
Sunaikinus konfidencialią medžiagą, verta pasirūpinti ir tinkamu popieriaus atliekų tvarkymu: rūšiavimas darbo vietoje ne mažiau svarbus negu namuose.
Segtuvai tinka kasdieniam darbui, ne dešimtmečiams
Segtuvas patogus, kol dokumentų prireikia kas savaitę. Ilgai saugant jis užima per daug vietos, o jo metalinis mechanizmas sveria nemažai. Todėl užbaigtų metų dokumentai, atsižvelgiant į jų tvarkymo reikalavimus, gali būti išimami iš segtuvų, sutvarkomi į bylas ir perkeliami į dėžes.
Ruošdami bylas ilgai saugoti, išimkite metalines sąvaržėles, nes per kelerius metus jos ima rūdyti ir palieka dėmes. Atsargiai elkitės ir su plastikinėmis įmautėmis: kai kurios ilgainiui prilimpa prie spausdintų lapų ir juos pažeidžia.
Kokios dėžės tinka dokumentams?
Dėžė nuo spausdintuvo popieriaus atrodo kaip natūralus pasirinkimas, tačiau ji nepritaikyta nei byloms statyti, nei krauti į kelis aukštus. Tam skirtos archyvavimo dėžės gaminamos iš gofruoto kartono ir būna kelių tipų.
Siauros, vienos bylos pločio dėžės statomos į lentyną kaip knygos. Į didesnes, su nukeliamu arba atverčiamu dangčiu, telpa kelios bylos, o tinkamos konstrukcijos dėžes galima krauti vieną ant kitos.
Renkantis verta atkreipti dėmesį į tris dalykus. Pirma, vidiniai matmenys turi būti tokie, kad A4 formato bylos tilptų nesulankstytos ir nesiūbuotų pustuštėje dėžėje.
Antra, svarbus kartono tvirtumas. Lentynoje stovinčiai dėžei dažnai pakanka trijų sluoksnių kartono, o didesnėms ar kraunamoms į kelis aukštus gali labiau tikti tvirtesnis penkių sluoksnių kartonas. Trečia, ant šono turėtų būti vietos užrašui.
Užrašas svarbesnis už pačią dėžę
Dėžė be užrašo po dvejų metų tampa mįsle. Ant kiekvienos užrašykite metus, dokumentų rūšį, bylos numerį ir iki kada ją reikia saugoti. Paskutinis įrašas ypač praverčia, kai ateina laikas peržiūrėti saugomus dokumentus.
Dar geriau, jei papildomai susikuriate paprastą lentelę kompiuteryje: dėžės numeris, kas joje sudėta ir kur ji stovi. Ją užpildyti užtrunka pusvalandį, o ieškant vienos sutarties ji gali sutaupyti gerokai daugiau laiko.
Kur laikyti dokumentų dėžes?
Popieriui labiausiai kenkia drėgmė ir temperatūros svyravimai. Rūsys ar sandėliukas prie išorinės sienos tinka tik tada, kai ten sausa visus metus.
Dėžių nestatykite tiesiai ant grindų: jei kartą trūks vamzdis, apatinė eilė gali būti sugadinta. Geriau dėžes laikyti lentynoje arba bent ant padėklo, atokiau nuo radiatorių ir vamzdynų.
Jei vietos nėra, dalį archyvo galima perduoti saugoti specializuotai įmonei. Tokiu atveju tvarkingai sužymėtos dėžės praverčia dar labiau, nes pagal jų sąrašą reikiamą bylą galima greičiau surasti.
Vienos popietės darbas
Archyvo tvarkymas retai būna skubus, todėl kasmet atidedamas. Vis dėlto mažai įmonei pirminis sutvarkymas dažnai gali būti vienos popietės darbas: išrūšiuoti, sudėti, užrašyti ir pastatyti į sausą vietą.
Kitų metų gruodį tereikės pridėti naujų bylų ir peržiūrėti tas, kurių saugojimo terminas pasibaigė. Tinkamai sutvarkytas archyvas taupo ir vietą, ir laiką.
