Nuotolinis ir hibridinis darbo modelis tapo nauja norma daugeliui Lietuvos įmonių. Tačiau kartu su lankstumo pranašumais atsirado ir nenumatytų iššūkių – vienas jų yra dokumentų pasirašymo procesas, kuris gali virsti tikru chaosu.
Dokumentų pasirašymo problema nuotolinėje aplinkoje
Kai komandos nariai dirba iš skirtingų vietų – namų, coworking erdvių ar net užsienio – tradicinis dokumentų tvarkymas tampa neįmanomas. HR vadovai skundžiasi, kad darbo sutartis pasirašyti užtrunka ne dieną ar dvi, o net savaitę. Finansų skyrius negali laiku gauti pasirašytų sąskaitų.
Pardavimų komanda praranda sandorius, nes klientai nenori laukti, kol sutartis bus atspausdinta, pasirašyta, nuskanuota ir išsiųsta atgal.
Problema dar didesnė tarptautinėse įmonėse, kur viena sutartis turi keliauti per kelis kontinentus. Dokumentas gali “įstrigti” pas vieną darbuotoją, kuris akimirką išvyko atostogų arba tiesiog pamiršo pasirašyti.
Trys pagrindiniai nuotolinio darbo dokumentų chaoso šaltiniai
Pirma, fizinė distancija. Dokumentas nebegali tiesiog gulėti ant stalo ir laukti parašo – jį reikia kaip nors pristatyti. Kurjerio siuntimas brangus ir lėtas, skenavimas – nepatogus ir užimantis laiko.
Antra, skirtingos laiko zonos. Kai Vilniuje 9 valanda ryto, Londone dar tik 7, o Los Andžele – vidurnaktis. Dokumentų pasirašymo procesas tampa kamuolių žaidimu tarp laiko juostų.
Trečia, technologinė fragmentacija. Vieni darbuotojai naudoja kompiuterius, kiti – planšetes, treti – tik išmaniuosius telefonus. Ne kiekvienas įrenginys turi skenavimo galimybę ar PDF redagavimo programą.
Kaip išspręsti dokumentų pasirašymo chaosą
Vis daugiau Lietuvos įmonių atsisako tradicinių pasirašymo metodų ir renkasi šiuolaikinį sprendimą – elektroninis parašas leidžia pasirašyti bet kokius dokumentus nuotoliniu būdu, per kelias minutes ir iš bet kurios vietos pasaulyje.
Šiuolaikinės elektroninio parašo platformos sukurtos būtent hibridiniam darbui palaikyti. Štai kaip jos padeda išvengti chaoso:
Greitumas ir prieinamumas
Dokumentą galima pasirašyti per kelias minutes iš bet kurios vietos – tereikia interneto ryšio ir įrenginio su naršykle. Darbuotojas nebeprivalo ieškoti spausdintuvo, skenerio ar kurjerio. Sutartis pasiekia adresatą akimirksniu, o pasirašymas užtrunka mažiau nei pusę minutės.
Automatizuotas dokumentų maršrutas
Moderniose sistemose galima iš anksto nustatyti pasirašymo seką. Pavyzdžiui, darbo sutartį pirmiausia pasirašo darbuotojas, tada HR vadovas, galiausiai – generalinis direktorius.
Kiekvienas gauna automatinį priminimą, kai ateina jo eilė. Nebereikia siųsti elektroninių laiškų „ar jau pasirašei?” ar skambinti kolegoms.
Mobilumas
Šiuolaikiniai elektroninio pasirašymo sprendimai veikia visose platformose – kompiuteriuose, planšetėse ir išmaniuosiuose telefonuose. Vadovas gali pasirašyti svarbią sutartį net kelionėje, tarp susitikimų ar laukdamas eilėje kavos.
Centrinė dokumentų saugykla
Visi pasirašyti dokumentai automatiškai saugomi vienoje vietoje. Nebereikia ieškoti seno el. laiško su priedu ar krapštytis bylų spintose. Užtenka įvesti paieškos laukelyje kelis žodžius – ir dokumentas randamas per sekundes.
Realūs rezultatai
Lietuvos įmonės, įdiegusios elektroninio pasirašymo sprendimus, pastebi akivaizdžius pokyčius:
Vidutinis dokumentų pasirašymo laikas sutrumpėja nuo 5–7 dienų iki kelių valandų
HR skyrius sutaupo iki 70 proc. laiko, skiriamo dokumentų administravimui
Sumažėja popierinių dokumentų saugojimo kaštai
Pagerėja darbuotojų patirtis – nebereikia važiuoti į biurą vien dėl parašo
Nuotolinio darbo era nesibaigs – ji tik prasideda
Įmonės, kurios laiku investuoja į skaitmeninių procesų automatizavimą, ne tik išvengia kasdienio dokumentų pasirašymo chaoso, bet ir įgyja konkurencinį pranašumą.
Greitas, patogus ir saugus dokumentų tvarkymas tampa ne prabanga, o būtinybe šiuolaikiniam verslui.
