Apie dokumentų valdymo sistemas (DVS) dažnai kalbama kaip apie modernų sprendimą, kuris leidžia skaitmenizuoti, automatizuoti ir „dirbti protingiau“, tačiau daugeliui verslų tai vis dar skamba kaip teorija, kol nepaskaičiuojama, ką reiškia sutaupyta valanda ar išvengta klaida. O kai paskaičiuojama – skaičiai kalba garsiau nei visi marketingo pažadai.
Laiko taupymas = darbo užmokesčio taupymas
Tarkime, įmonė su 10 darbuotojų kiekvieną dieną skiria vidutiniškai po 20 minučių dokumentų paieškai, derinimui, siuntimui ar pasirašymui. Tai – apie 200 minučių per dieną, arba 16,5 valandos per savaitę.
Jei vidutinis darbuotojo darbo valandos kaštas – 15 €, per mėnesį tai sudaro daugiau nei 990 € „dingusių“ eurų už laiką, kuris galėjo būti panaudotas produktyviau.
Įdiegus DVS, tie patys veiksmai gali būti atliekami per 2–5 minutes, o daugelis – automatizuoti.
Net jei sistema „išgelbėja“ tik 10 minučių per dieną vienam darbuotojui, per metus tai virš 3300 € vien darbo užmokesčio pavidalu. Ir tai tik viena naudos pusė.
Kiek kainuoja klaidos ir pasimetę dokumentai?
Prarasta ar pavėluotai išsiųsta sutartis, ne laiku išrašyta sąskaita, pamirštas terminas – visa tai kainuoja.
Dažnai ne tik reputaciją, bet ir tiesioginius pinigus. Viena vidutinė administracinė klaida – tai ne tik papildomos darbo valandos, bet ir galimi delspinigiai, baudų rizika ar net prarasta sutartis.
Pavyzdžiui, jei įmonė kas ketvirtį praranda vieną klientą dėl dokumentinio neapdairumo, o kliento metinė vertė – 2000 €, metinis nuostolis siekia 8000 €. DVS leidžia automatizuoti kontrolinius taškus, priminimus, veiksmų seką, todėl klaidų mažėja, o įsipareigojimai vykdomi tiksliau.
Popieriaus, siuntimo ir archyvavimo kaštai
Popieriaus biudžetas atrodo nedidelis, kol nesuskaičiuojami visi susiję kaštai. Popierius, spausdinimas, vokai, kurjeriai, spintos, archyvavimas, fizinė dokumentų saugykla. Mažai įmonei tai gali kainuoti apie 200–300 € per mėnesį, didesnei – net 1000 € ir daugiau. Per metus tai siekia nuo 2400 iki 12 000 €.
DVS – Konica Minolta leidžia ne tik sumažinti šias išlaidas, bet ir eliminuoti visas su archyvavimu susijusias problemas. Duomenų paieška tampa sekundžių klausimu, dokumentų versijos nebesimaišo, o saugumas padidėja.
Didesnis greitis – didesnė apyvarta
Kai dokumentai pasirašomi per kelias minutes, o ne dienas, įmonė gali greičiau užbaigti sandorius, pradėti projektus, reaguoti į užklausas. Verslas, kuris reaguoja tą pačią dieną, turi didesnę tikimybę užsidirbti nei tas, kuris „laužia“ vidinius procesus su popieriniais stabdžiais. Pagreitis tiesiogiai susijęs su pajamomis.
Kaip pastebi IT diegimų konsultantas Dainius: „Įmonės, kurios įsidiegė DVS, dažniausiai pastebi ne tik kaštų mažėjimą, bet ir greitesnį pinigų grįžimą, nes sutartys, sąskaitos ir aktai iškeliauja greičiau, o tai reiškia, kad pinigai įkrenta anksčiau“.
DVS kaip ilgalaikė investicija
Vienkartinės DVS diegimo išlaidos arba mėnesinė prenumerata dažnai atrodo kaip papildomos išlaidos. Bet kai paskaičiuojama, kad vos per kelis mėnesius vien laiko ir darbo sąnaudų taupymas viršija sistemų kainą – sprendimas tampa akivaizdus. Pvz., jei sistema kainuoja 80 € per mėnesį, bet taupo 300 € darbo sąnaudų – jos atsiperkamumas yra trigubas.
Per metus vidutinė įmonė, naudojanti DVS, sutaupo nuo 5000 iki 25 000 € (priklausomai nuo veiklos apimties ir darbuotojų skaičiaus). O ilgalaikėje perspektyvoje tai reiškia greitesnį augimą, mažiau streso ir daugiau kontrolės.
