Verslo pradžioje viskas paprasta – klientų sąrašas Excel lentelėje, užsakymai el. paštu, o buhalterija išsprendžiama vienu telefono skambučiu, tačiau laikui bėgant verslas plečiasi, klientų daugėja, procesai painiojasi, o klaidos kainuoja vis daugiau.
Tada ateina laikas, kai reikia atsakyti sau į vieną klausimą: ar mano verslui jau laikas pereiti prie verslo valdymo sistemos?
Skaitmenizacijos augimas – lėtas, bet neišvengiamas
Lietuvoje registruota per 290 000 ūkio subjektų (Statistikos departamentas, 2024), tačiau pagal verslo skaitmenizacijos lygį mūsų šalis vis dar atsilieka nuo ES vidurkio.
Europos Komisijos „Digital Economy and Society Index“ (DESI) duomenimis, Lietuva 2023 m. užėmė 17 vietą iš 27 pagal įmonių skaitmenizacijos lygį. Dauguma įmonių naudoja pavienes programas (Word, Excel, buhalterinės apskaitos sistemas), tačiau tik 22 % smulkių ir vidutinių įmonių naudoja integruotas valdymo sistemas (ERP, CRM ir pan.).
Tai reiškia – dauguma įmonių vis dar veikia rankiniu būdu, o tai ilgainiui virsta ne tik neefektyvumu, bet ir rizika prarasti klientus bei pelną. Kur link judama? Kad verslo valdymo sistema yra ne galimybė, tačiau būtinybė.
Jau nebežinote, kiek ir ko turite sandėlyje
Kai verslas mažas, inventorius telpa viename kambaryje. Bet kai pradeda augti – sandėlis virsta chaosu. Jeigu:
- užsakote prekių, kurios vis dar stovi lentynoje,
- negalite atsakyti klientui, ar turite jam reikalingą prekę,
- sandėlio apskaita vyksta „pagal nuojautą“,
- reikia savaitės metų inventorizacijai
– tai pirmieji ženklai, kad reikia centralizuotos prekių valdymo sistemos.
Moderni ERP sistema leidžia realiuoju laiku matyti:
- Kiekvienos prekės likutį.
- Judėjimą (pajamavimą, nurašymą, grąžinimus).
- Tiekimo grandinę ir terminus.
- Net – kada verta užsakyti daugiau.
Specialistas Arūnas pažymi: „Kuo daugiau sandėlio darbuotojai vaikšto po patalpas ieškodami prekių – tuo daugiau jūsų verslas praranda. Tvarka prasideda ne nuo lentynų, o nuo skaitmenos“.
Klientų prašymai stringa, o informacija pasimeta tarp el. laiškų
Jei kiekvienas kliento skambutis tampa detektyviniu tyrimu – ieškote, ką kolega žadėjo, kur dingo užsakymas, ar jau buvo pristatyta, ar tik planuota – tai aiškus ženklas, kad verslui trūksta struktūros. Toks chaosas dažnai ištinka augančias įmones, kurios vis dar dirba naudodamos pavienes lenteles, el. laiškus ir žodinius susitarimus, tačiau ilgainiui tai pradeda kenkti ne tik komandiniam darbui, bet ir klientų pasitikėjimui.
Šioje situacijoje vienas efektyviausių sprendimų – klientų valdymo sistema (CRM), kuri padeda suvaldyti visą informaciją vienoje vietoje.
Be CRM sistemos dažnai susiduriama su šiomis problemomis:
- Kiekvienas darbuotojas turi „savo Excelą“ – duomenys išsibarstę, nėra vieningos informacijos versijos.
- Nieks nežino, kokius pasiūlymus išsiuntė kolega prieš savaitę ir klientas gali gauti skirtingus atsakymus iš skirtingų darbuotojų.
- Klientai kartoja tą pačią informaciją – adresą, įmonės pavadinimą ar poreikius, o tai erzina, rodo neprofesionalumą.
- Prarandamos pardavimo galimybės, nes niekas neseka, kas domėjosi, kas gavo pasiūlymą, kas laukia atsakymo.
Galimybės auga
Tuo tarpu įdiegus CRM sistemą, visa kliento istorija tampa matoma – nuo pirmojo el. laiško ar skambučio iki pasirašytos sutarties, pristatymo ir pakartotinio užsakymo.
Sistema padeda:
- Automatiškai siųsti priminimus apie susitikimus, skambučius ar tolesnius žingsnius.
- Matyti ankstesnius užsakymus, sprendimus, komentarus, o tai leidžia efektyviau bendrauti su klientu.
- Įvertinti kliento vertę pagal dažnumą, užsakymų sumą, bendravimo intensyvumą.
- Geriau planuoti rinkodaros veiksmus, segmentuoti auditoriją, siųsti tikslines žinutes, stebėti konversijas.
Remiantis HubSpot ir Salesforce tyrimų apžvalgomis, įmonės, kurios naudoja CRM sistemas, vidutiniškai padidina pardavimus apie 29 % ir pagerina pardavimų produktyvumą ar klientų lojalumą iki 34 %
Vėluojate su sąskaitomis, pamirštate terminus
Kai finansai tampa painiava, o sąskaitos keliauja klientams pavėluotai, tai signalas, kad reikia ne tik buhalterinės programos, bet visa apimančios verslo valdymo sistemos, kuri apjungtų:
- Pirkimus.
- Pardavimus.
- Apskaitą.
- Ataskaitas.
Nereikia būti buhalteriu, kad galėtum matyti pelną ar PVM. Šiuolaikinės sistemos vizualizuoja svarbiausius skaičius realiu laiku.
Be to, geros valdymo sistemos automatiškai:
- Išrašo sąskaitas.
- Stebi įmokas.
- Primena apie terminus.
- Leidžia eksportuoti duomenis VMI ar Sodrai.
Arūnas komentuoja: „Jei įmonės vadovas negali per 30 sekundžių atsakyti, kiek šiuo metu turi skolos arba prekių apyvartą – verslas valdomas iš jausmo, o ne iš duomenų“.
Darbuotojai daro klaidas dėl informacijos stokos
Kai įmonėje dirba nebe du, o penki, septyni ar daugiau žmonių, paprastos komunikacijos priemonės (el. laiškai, žinutės ar pokalbiai „prie kavos aparato“) – tampa nepakankamos. Kuo didesnė komanda, tuo didesnė rizika, kad informacija pasimes, bus interpretuojama skirtingai arba visai nepasieks tų, kam ji svarbiausia.
Tokiose situacijose komunikacija tampa ne įrankiu, o kliūtimi, kuri stabdo procesus ir keliančia įtampą. Be aiškios, struktūruotos informacijos valdymo sistemos gresia chaosas, kuris kainuoja ne tik laiką, bet ir reputaciją.
Be tinkamos sistemos:
- Vienas darbuotojas nežino, ką daro kitas – kyla dubliavimosi, nesusikalbėjimo, o kartais net ir vidinių konfliktų rizika.
- Klientui siunčiamos ne tos prekės, nes užsakymas buvo perduotas netiksliai arba ne laiku.
- Užsakymų sekimas tampa loterija, nes niekas tiksliai nežino, kas padaryta, kas dar laukia, o kas buvo pamiršta.
- Darbuotojai jaučiasi nesaugūs ir neatsakingi. Kai trūksta aiškumo, žmonės nebesupranta, už ką atsako ir ko iš jų tikimasi.
Visada verta siekti daugiau
Tinkamai parinkta verslo valdymo sistema (VVS) arba vidinis užduočių valdymo įrankis leidžia išskaidrinti visus procesus ir didinti komandos efektyvumą.
- Užduotys priskiriamos aiškiai, nes kiekvienas žino, ką turi padaryti, iki kada ir kokiu prioritetu.
- Darbo eiga tampa matoma – tiek vadovui, tiek komandai aišku, kur „stringa“ procesas ir kas jau atlikta.
- Informacija automatiškai perduodama tarp padalinių, pavyzdžiui, kai pardavėjas užfiksuoja užsakymą, jis iškart matomas sandėliui ar apskaitai.
- Klaidos fiksuojamos ir šalinamos laiku, nes sistema leidžia greitai pastebėti neatitikimus ir reaguoti dar prieš atsirandant klientų skundams.
Auganti įmonė reikalauja ne tik daugiau rankų, bet ir daugiau aiškumo. Tinkama sistema sukuria darbo stabilumą, padeda išvengti įtampos ir leidžia komandai veikti kaip darniai organizuotam mechanizmui. Tai ne techninis sprendimas – tai augimo pamatas.
Jūs patys jau nebenorite valdyti visko „rankomis“
Galiausiai – subjektyvus, bet labai svarbus ženklas: jei verslas kelia stresą ne dėl klientų ar konkurencijos, o dėl informacinio chaoso, reiškia laikas keisti darbo principą.
Jūs kuriate, parduodate, strateguojate. Bet jei kiekvieną dieną leidžiate:
- tikrindami lenteles,
- rankiniu būdu dėliodami ataskaitas,
- primindami buhalteriui dėl sąskaitų,
- aiškindamiesi, kodėl užsakymas nebuvo išsiųstas
– vadinasi, jūsų verslas auga greičiau nei jūsų procesai. Ir metas pereiti prie išmanesnio, integruoto valdymo modelio.
Verslo valdymo sistema – tai ne „išlaidos IT įrankiui“, o investicija į augimą, tikslumą ir ramybę. Kai verslas tampa per didelis vienam žmogui, reikia ne daugiau jėgų, o geresnės struktūros.
Kaip sako specialistas Arūnas: „Daug įmonių žlunga ne dėl blogo produkto, o dėl vidinio chaoso. Verslo valdymo sistema – tai tavo ramus miegas ir tvirta ateities bazė“.
Reklaminis straipsnis
