Nauji reglamentai, konsolidacijos ir farmacijos pramonės augimas skatina šiai industrijai priklausančias įmones nuolat vystytis. Tam, kad išliktų ir sėkmingai varžytųsi su kitomis, jos turi išnaudoti visus esminius ir į kokybę nukreiptus procesus. Taip pat dažnai reikia įtraukti ir efektyvius integruotus verslo modelius. Šį spaudimą sukelia keli veiksniai, vienas iš jų – klientai ir suinteresuoti subjektai, reikalaujantys naujoviškų farmacijos gaminių konkurencingomis kainomis. O augančios verslo išlaidos tik sukelia daugiau sunkumų. Tačiau toks sprendimas kaip efektyvus procesų valdymas gali padėti su visu tuo susidoroti.
Automatizuoto procesų valdymo sistema
Tai speciali programinė įranga, turinti daugybę valdymo sprendimų, kuriuos galima pritaikyti įvairių įmonių poreikiams. Dokumentų, procesų ir informacijos automatizavimas neabejotinai turi naudos ir farmacijos pramonėje.
Šios valdymo sistemos automatizuoja visus organizacijos veiklos procesus. Juos inicijuoti galima iš specialaus savitarnos lango; čia matomi jų aprašymai, darbų eiga ir prieinami visi su specifinėmis užduotimis susiję dokumentai. Dalies svarbių, periodiškai ruošiamų failų, pavyzdžiui, ataskaitų, sąskaitų ar receptų, tvarkymas taip pat gali būti automatizuojamas. Tai reiškia, kad jų ruošimas, tvirtinimas, registravimas ir išsaugojimas atliekamas skaitmeninėje aplinkoje.
Bet tai nėra viskas, ką gali padaryti efektyvus procesų valdymas ir tam skirtos sistemos. Šioje įrangoje esančios specialios funkcijos padeda pašalinti kliūtis ir problemas, kylančias dėl organizacinio ir geografinio padalijimo, o jos – gana dažnos itin didelėse, daug padalinių turinčiose įmonėse.
Padeda apibrėžti verslo procesus, suvienodinti informacines sistemas
Įdiegus tokią darbo aplinką, tampa prieinama viena duomenų bazė, kurioje kaupiama visa informacija, gaunama iš skirtingų padalinių ir skyrių. Bendrai kaupiama ir centralizuota kontaktų bei su tuo susijusios informacijos bazė. Susisteminami ir automatizuojami procesai atliekami vienodai, nebėra skirtumų. Taigi, jie sukontroliuojami, o taip pat yra galimybė sistemiškus veiksmus matuoti, vertinti, tobulinti ir imtis prevencinių veiksmų.
Tokiu atveju lengva stebėti klinikinių tyrimų eigą, apžiūrėtų subjektų skaičių. Taip pat patogu sekti, ar ruošiamos ataskaitos atitinka farmacijos pramonės standartus ir tyrimų protokolus. Supaprastinama procesų apžvalga, o tai leidžia sukurti novatorišką pertvarkos programą, apimančią naujai sukurtus procesus. Tokiu būdu galima geriau nustatyti plėtros išteklių problemas, sutrumpinti gamybos ciklo laiką, pagerinti ekonominį efektyvumą ir padidinti klientų pasitenkinimą, neprarandant kokybės.
Užtikrina darbų sklandumą, matomumą
Automatizuotas procesų valdymas turi dar vieną pranašumą – tam skirta įranga leidžia matyti užduočių būseną. Programoje rodoma, kuriems asmenims deleguojamos užduotys, ar jos šiuo metu atliekamos, koks šių darbų terminas. Užduočių šablonai užtikrina, kad visi darbai atliekami pagal tam tikrus kriterijus. Taip sumažinama rizika suklysti pildant formas, ataskaitas ar kitus dokumentus, be to, lengviau prie komandos specifikos prisiderina nauji nariai.
Jei delsiama arba vėluojama pateikti reikalingas ataskaitas, receptus, tokiais atvejais sistema pateikia pranešimus ir priminimus tiek darbuotojams, tiek aktualiems vadovams. Kartu eliminuojamos ir pasikartojančios šabloninės užduotys (pavyzdžiui, žaliavų užsakymas ar apmokėjimas), o kritinių procesų automatizavimas pagreitina protokolų sudarymą ir keitimą. Sutaupomas laikas, jis geriau išnaudojamas vykdant kitus aktualius darbus.
Užtikrina sklandų bendradarbiavimą tarp skyrių
Efektyvus procesų valdymas ir tam skirtos sistemos taip pat gali pagerinti bendravimą, nes intranetas leidžia sukurti terpę vidinei įmonės komunikacijai. Čia galima kaupti duomenis žinių bazėse, produktų ir paslaugų žinyne. Taip užtikrinama, kad aktuali informacija visada lengvai pasiekiama visuose organizacijos padaliniuose.
Pavyzdžiui, vaistų ženklinimo etikečių rengimo procesas apima daugybės skirtingų skyrių bendradarbiavimą. Neretai reikalingi įvairūs patvirtinimai, korekcijos, derinimai tarp įvairių komandų vadovų, specialistų. Tai lengviau atliekama, nes per sistemą su kiekvienu aktualiu darbuotoju galima iškart susisiekti (el. paštu). Taigi, jei reikia patvirtinimo ar trūksta svarbių duomenų, nurodymų, nebūtina skambinti arba fiziškai keliauti į kitą skyrių ar padalinį.
Automatizuotas procesų valdymas – veiksminga priemonė, leidžianti padidinti našumą farmacijos įmonėse. Užduotys standartizuojamos visoje gamybos grandinėje ir sklandžiai vykdomos tarp visų organizacijos skyrių. Iškilus problemoms, lengvai randami trukdžiai, tam pritaikomi sprendimai. Tai – pravartus sprendimas kompanijų vadovams, norintiems sutaupyti savo darbuotojų laiką, pagerinti kokybę ir vidinę komunikaciją.
