Šiuolaikiškas projektų valdymas. Kaip pasirinkti geriausią būdą?

Valdydami projektus priimate šimtus sprendimų, susiduriate su daugybe užduočių, jų, priskyrimu komandos nariams bei tolimesniu koordinavimu. Didėjant projektų apimtims tampa vis sunkiau viską suvaldyti. Šiuo atveju padėti gali įvairūs projektų valdymo būdai.

Vieni labiausiai paplitę projektų valdymo būdų yra „Agile“ ir „Scrum“. Kiekvienas jų turi savų privalumų ir trūkumų, tad kaip sužinoti, kuris iš jų yra geriausias Jūsų verslui?

„Agile“ projektų valdymo būdas

„Agile“ projektų valdymo būdai remiasi laipsnišku požiūriu į plėtrą – projektas nevykdomas visas iškart, nes visas procesas padalinamas į mažus etapus. Užuot skyrus daug laiko planavimui projekto pradžioje, „Agile“ leidžia keisti projekto reikalavimus projekto metu.

Toks požiūris leidžia klientui neskubėti ir atrasti ko nori, o vykdytojai atras, kaip tai sukurti bet kuriuo projekto vykdymo metu. Metodikos taip pat skatina galutinius vartotojus teikti grįžtamąjį ryšį, kad būtų užtikrinta, jog projektas atitiktų pagrindinius verslo tikslus ir klientų poreikius.

Asociatyvi nuotrauka iš Pexels.com

12 Agile projektų valdymo metodikos principų

„Agile“ turi įtvirtintus 12 principų, kuriais projekto kūrimo komandos turėtų vadovautis, norėdamos našiai vykdyti projektą:

1. Klientų pasitenkinimas yra svarbiausias ir aukščiausias prioritetas.
2. Besikeičiantys reikalavimai yra priimtini, netgi vėlyvoje kūrimo stadijoje.
3. Pristatymas užsakovui turi būti nuoseklus ir dažnas.
4. Verslo suinteresuotosios šalys ir kūrėjai turėtų dirbti kartu kasdien iki projekto pabaigos.
5. Suburkite komandą su motyvuotais asmenimis. Suteikite jiems reikalingus įrankius ir, svarbiausia, pasitikėkite jais, kad darbą jie atliks tinkamai.
6. Veiksmingiausias ir efektyviausias būdas perduoti žinią komandoje yra atviras pokalbis akis į akį.
7. Veikianti programinė įranga yra pradinė priemonė progresui įvertinti.
8. Agile projektų valdymo metodikos remiasi darniu vystymusi. Užsakovai, kūrėjai ir vartotojai turėtų išlaikyti pastovų tempą viso kūrimo proceso metu.
9. Vystymo judrumas reikalauja nuolatinio dėmesio techninei kompetencijai.
10. Svarbiausia – paprastumas. Svarbu siekti užduotis įvykdyti atliekant kuo mažiau nereikalingų procesų.
11. Būtent savarankiškai organizuojančios įmonės komandos sukuria didžiausią vertę.
12. Nuolatinis komandos savo veiklos peržiūrėjimas ir aptarimas didina produktyvumą.

Kodėl turėtumėte vadovautis Agile projektų valdymo metodais?

• Reagavimas į pokyčius:Agile valdymo metodikos vadovaujasi trumpesniais planavimo ciklais, todėl jums lengviau priimti ir pritaikyti pakeitimus bet kuriuo projekto metu. Taip pat galite pakeisti prioritetus, kad jūsų komanda galėtų pirmiausia dirbti su pakeitimais, kurių labiausiai reikia.
• Projekto tikslas gali būti nežinomas: Agile projektų valdymo metodikos labai tinka projektams, kurių pradžioje neįmanoma išsiaiškinti galutinio tikslo. Vykstant projektui, galutinis tikslas išaiškės ir „Agile“ padės nesunkiai piimti šiuos pokyčius.
• Greitesnis projekto pristatymas:Naudodami Agile projektų valdymo metodikas suskirstote projektą į smulkesnes dalis. Tokiu būdu, kūrimo komandai tampa lengviau ir greičiau nustatyti ir pašalinti klaidas. Visa tai lemia aukštos kokybės produkto kūrimą per greičiausią įmanomą laiką.
• Efektyvus komandos narių bendravimas:„Agile“ skatina komandos narių bendravimą akis į akį, todėl bendravimas tampa efektyvus. Taip komandos nariai jaučia atsakomybę už savo darbo dalį.
• Užsakovai taip pat dalyvauja:Kadangi „Agile“ projektų valdymo metodikos orientuojasi į projekto vykdymą keliais etapais, užsakovai gali matyti ir įvertinti kiekvieną etapą, kai jis baigtas. Tokiu būdu jie gali dažnai matyti pažangą ir teikti grįžtamąjį ryšį, o tai padidina jų pasitenkinimą ir įsitraukimą.
• Nuolatinis tobulinimas:Agile projektų valdymas skatina klientus pateikti atsiliepimų apie kiekvieną etapą. Dėl savo prisitaikymo prie pokyčių, „Agile“ padeda projektų vadovams ne tik tobulinti baigtus, bet ir būsimus etapus.

„Scrum“ projektų valdymo metodas

„Scrum“ yra „Agile“ projektų valdymo metodologijos pogrupis. Tai viena garsiausių valdymo sistemų, skirtų organizuoti darbus. „Scrum“ yra kartotinis projektų kūrimo modelis, dažnai naudojamas sudėtingiems projektams valdyti, kurį išmokti taikyti gali padėti Scrum master mokymai. 

„Scrum“ principu vykdomas projektas įgyvendina užduotis fiksuoto ilgio etapais, kurie dažniausiai trunka nuo vienos iki dviejų savaičių. Tai leidžia kūrėjų komandai kurti projektą įprastu tempu.

Kodėl valdant projekto įgyvendinimą turėtumėte vadovautis „Scrum“?

„Scrum“ yra gan paprasta sistema, turinti konkrečius individualius vaidmenis ir pareigas. Nors komandai prireiktų laiko, kad išmoktų „Scrum“ metodus, tai verta dėl suteikiamų pranašumų projekto valdymui:

• Suteikia skaidrumo:kasdien vykstantys komandos susitikimai daro kūrimo procesą skaidresnį visai komandai. Jie žinos, kuo užsiima jų komandos nariai ir kokiame etape yra projektas. Tai pašalina nesusipratimus ir nesutarimus tarp komandos narių. Padidinus skaidrumą, komanda galės nuspėti problemas dar prieš joms pasirodant.
• Skatina atsakomybę:judrioje projektų valdymo aplinkoje, projekto vadovas nenurodinėja komandai, ką ir kada daryti. Vietoj to, „Scrum“ besivadovaujanti komanda kartu nuspręs, kokį darbą jie atliks kiekviename projekto etape, pagal produkto šeimininko (viena iš Scrum rolių) pateiktus darbų prioritetus. Tai skatina visą komandą dirbti kartu ir padėti vieni kitiems.
• Prisitaikoma prie pokyčių:„Scrum“ projektų valdymo metodika orientuota į trumpus sprintus ir kurio kiekvieno pabaigoje laukiama atsiliepimų. Taigi, jei komanda ar klientas randa naują itin didelės svarbos užduotį, kuri anksčiau nebuvo įtraukta, jie gali lengvai įtraukti ją į kitą projekto sprintą.
• Ekonomiškas:„Scrum“ komandos narių bendravimo nuoseklumas leidžia jiems suprasti problemas, kai tik jos iškyla. Taip jie gali užtikrinti, kad klaidos bus ištaisytos iš karto, nepadarius projektui žalos.  Tokiu būdu, biudžeto ir projekto vykdymo trukmės svyravimai sumažinami iki minimumo.

Būdo pasirinkimas – kelio link sėkmės pradžia

Dabar, kai jau žinote, kas yra „Agile“ ir „Scrum“ ir kaip jie veikia, galite pradėti galvoti apie šių priemonių taikymą savo verslo projektams. Jeigu norite dar daugiau praplėsti savo žinias apie Agile, informacijos galite rasti įvairiuose šaltiniuose anglų kalba.

Svarbu atsiminti, kad sėkmingo projekto raktas yra ne tik tinkamos metodikos pasirinkimas, bet ir sumanus šios metodikos įgyvendinimas. Kad sėkmingai atliktų savo pareigas, projektų vadovai taip pat turi žinoti, kaip efektyviai bendrauti, vadovauti komandai, taikyti kritinio mąstymo ir problemų sprendimo įgūdžius.

Taigi, tikėtina, jog įvaldę minėtą metodą padidinsite projektų vykdymo našumą, tačiau svarbu prisiminti, jog šiame, greitai kintančiame pasaulyje siekiant išlikti konkurencingais, itin svarbu domėtis naujienomis bei toliau kelti savo kompetenciją projektų valdymo srityje.