Biure netvarka dažniausiai prasideda ne nuo didelių sprendimų, o nuo smulkmenų: kur padėti dokumentą, kad jis būtų po ranka, nesusigadintų ir po kelių dienų nereikėtų jo ieškoti. Vienas lapas tampa krūvele, krūvelė – segtuvu, o segtuvas – archyvu, kuris „laikinai“ apsistoja ant stalo.
Todėl pasirinkimas laminuoti ar dėti į įmautę iš pirmo žvilgsnio atrodo techninis, bet iš tiesų tai sprendimas apie darbo patogumą, tvarką ir laiką. Žemiau aiškiai palyginami abu variantai ir parodoma, kuris pasirinkimas labiau tinka kasdieniams biuro dokumentams.
Kada patogiau laminuoti?
Laminavimas – vienas patikimiausių būdų apsaugoti dokumentą nuo fizinių pažeidimų. Laminuotas lapas tampa standesnis, neplyšta, nesiglamžo, yra atsparesnis drėgmei ir dažnam kontaktui. Dėl to laminuoti ypač patogu tais atvejais, kai dokumentas naudojamas nuolat ir turi išlikti tvarkingas: instrukcijos, kontroliniai sąrašai, procesų schemos, kainoraščiai, vidaus taisyklės ar procedūrų atmintinės.
Būtent todėl biuruose dažnai naudojami laminavimo vokeliai – jie padeda išlaikyti informaciją tvarkingą, aiškią ir patogią kasdieniam naudojimui. Jei ieškote, kur patogiai įsigyti laminavimo priemonių bei kitų biuro prekių – segtuvų, įmaučių, dokumentų dėklų ar popieriaus – verta rinktis „Biuro gidą“. Ši įmonė specializuojasi biuro reikmenyse, todėl lengva išsirinkti reikiamas prekes tiek kasdieniams poreikiams, tiek intensyviam dokumentų naudojimui.
Kada įmautė yra geresnis pasirinkimas?
Įmautė – tai greitas ir lankstus sprendimas, ypač tinkantis darbiniams dokumentams: projektų planams, pasiūlymų šablonams, sutartims, dokumentų kopijoms, vidiniams patvirtinimams ar lapams, kuriuos reikia pildyti.
Didžiausias įmautės privalumas – paprastas atnaujinimas: dokumentą galima greitai išimti, papildyti, pakeisti nauju ar perkelti į kitą segtuvo dalį.
Kaip išsirinkti praktiškiausią sprendimą kasdienai?
Kasdienai verta rinktis pagal dokumento paskirtį: dažnai naudojamus ir retai keičiamus lapus patogiau laminuoti, o pildomus ar nuolat atnaujinamus – dėti į įmautes. Daugelyje biurų geriausiai pasiteisina mišrus modelis: laminuojamos atmintinės, instrukcijos ir pagrindiniai procesų lapai, o projektiniai dokumentai laikomi įmautėse. Taip išlaikomas aiškumas ir išvengiama tiek sudėtingo atnaujinimo, tiek netvarkos, kai dokumentai kaupiami be struktūros.
Galiausiai tai sprendimas apie darbo srautą: ar dokumentas turi būti apsaugotas ir paruoštas dažnam naudojimui, ar patogus nuolatiniams pakeitimams ir atnaujinimams. Kai biure tokie sprendimai priimami sąmoningai, tvarka nebereikalauja nuolatinių pastangų – ji tampa įprasta darbo kultūros dalimi.
