Valstybės įstaigose mažėja popierinių dokumentų

Dokumentų siuntimas skaitmeninėje erdvėje sulaukia vis didesnio susidomėjimo. Per metus elektroninių siuntimo kanalų naudotojų skaičius išaugo dvigubai. Šiuo metu naujoviška E. pristatymo sistema naudojasi per 20 tūkst. naudotojų – valstybės institucijų, verslo įmonių ir fizinių asmenų.

Naudojantis E. pristatymo sistema dokumentus galima siųsti realiuoju laiku – nebereikia eiti į paštą ar kviestis kurjerio, kad būtų galima išsiųsti registruotuosius laiškus. Per E. pristatymo sistemą siunčiami laiškai gali būti pristatyti ne tik į kitą elektroninio pristatymo dėžutę, bet ir tradiciniu pristatymo būdu – per paštą. Šitaip užtikrinama, kad asmenys ir subjektai, net ir nebūdami šios sistemos naudotojais, gautų įvairių įstaigų siunčiamas siuntas.

Panašios elektroninės sistemos veikia ir kitose Europos valstybėse. Kurdama savąją Lietuva rėmėsi pasiteisinusia tokių sistemų, veikiančių Čekijoje, Vokietijoje, Šveicarijoje ir Ispanijoje, patirtimi. E. pristatymo sistema, palengvinanti valdžios institucijų, verslo ir gyventojų bendravimą, dalijimąsi ir keitimąsi tarpusavyje svarbia informacija, sėkmingai įdiegta Čekijoje, kur nuo 2009 m. į pelno siekiančių institucijų registrą įtrauktos įmonės privalo naudotis elektroninių duomenų sistemos pašto dėžutėmis. Šveicarijoje 6 metus galiojanti elektroninės valdžios direktyva leidžia valdžios įstaigoms elektroniniu būdu skelbti reikalavimus, nutarimus, teismų nuosprendžius ir kitą visuomenei aktualią informaciją.

Šiuo metu prie E. pristatymo sistemos yra prisijungusios 1 573 valstybės institucijos; joms elektronines siuntas per minėtą sistemą galima siųsti nemokamai. Elektroniniu būdu jau išsiųsta per 750 tūkst. siuntų.

Vienas didžiausių E. sistemos naudotojų įvardijamų privalumų yra tai, kad bet kokia oficiali dokumentacija vieno mygtuko paspaudimu reikiamą adresatą pasiekia vos per sekundę, o „popierių“ tvarkymas skaitmeninėje erdvėje suteikia galimybę siųsti bei gauti dokumentus neiškėlus kojos iš namų ar biuro.

Kuriant E. pristatymo sistemą buvo taikomi itin aukšti saugumo reikalavimai. E. pristatymo sistema užtikrina visišką duomenų apsaugą – siunčiamo dokumento turinys prieinamas tik jo siuntėjui ir gavėjui, o visi siųsti dokumentai yra saugomi duomenų saugyklose.

Paslauga užtikrina siunčiamų elektroninių dokumentų ir pranešimų originalumo patvirtinimą, saugumą ir tikslų kiekvieno siuntimo etapo statuso fiksavimą. „Labai svarbu, kad duomenys perduodami ir saugomi saugiai, sistema fiksuoja tikslų kiekvieno etapo statusą, todėl galimybė atsekti dokumento išsiuntimo ir gavimo statusą yra didelis privalumas. Kadangi Finansų ministerijos dokumentų srautas yra gana didelis, įdiegta sistema leido ne tik efektyviai valdyti siunčiamų dokumentų srautus, bet ir optimizuoti žmogiškuosius išteklius“, – pabrėžia Finansų ministerijos Dokumentų valdymo skyriaus vedėja Raimonda Žutautienė.

Policijos departamento prie Vidaus reikalų ministerijos Dokumentų valdymo skyriaus vedėjas Gediminas Dagys akcentuoja naudojamos E. sistemos patikimumą ir efektyvų darbo procesų optimizavimą. „E. pristatymo sistema mums suteikia galimybę patikimai keistis dokumentais su institucijomis ir pasitikėti elektroninėse rinkmenose esančių dokumentų tikrumu; šitaip paspartinami mūsų veiklos procesai.“

„Lietuvos savivaldybių asociacija (LSA), įvertinusi E. pristatymo sistemos privalumus, praktiškai išbandžiusi kokybinius jos parametrus ir pajėgumą, šiuo metu visoms 60 šalies savivaldybių sėkmingai teikia dokumentus naudojantis elektronine dokumentų siuntimo sistema. Vertiname dokumentų pristatymo patikimumą, greitį ir plačias galimybes integruoti su vidinėmis LSA sistemomis“, – pažymi LSA Patarėjas informacinės visuomenės plėtros klausimais Raimundas Veikutis.

Prisijungti prie E. pristatymo sistemos gali kiekvienas Lietuvos gyventojas ar verslo subjektas. Elektroninės siuntos per E. pristatymo sistemą siunčiamos nemokamai.

E. pristatymo sistema sukurta vykdant projektą „Elektroninių pranešimų ir elektroninių dokumentų fiziniams ir juridiniams asmenims pristatymo sistemos sukūrimas“, jį įgyvendino Susisiekimo ministerija drauge su projekto partneriu AB Lietuvos paštu. Projektas iš dalies finansuotas ES struktūrinių fondų lėšomis.

E. pristatymo sistemos valdytojas – Susisiekimo ministerija, tvarkytojas – Informacinės visuomenės plėtros komitetas. AB Lietuvos paštas yra E. pristatymo sistemos operatorius.