Kultūros ministerijoje pradedamas auditas, kuriuo ministerija ketina atlikti sistemingą savo veiklos analizę siekdama ją optimizuoti.
„Šiuo projektu siekiama ženkliai pagerinti ministerijos veiklos, funkcijų, vidaus struktūros, bendradarbiavimo su kitomis institucijomis ir įstaigomis bei komunikacijos valdymą. Bus peržiūrėtos personalo pareigybės, funkcijos, kompetencijos, turimų materialinių ir finansinių išteklių valdymas, valstybės biudžeto lėšų, teikiamų kultūros ir meno projektų daliniam finansavimui, administravimas, – teigia Kultūros ministras Arūnas Gelūnas, – parengtos rekomendacijas dėl optimizuoto ministerijos veiklos modelio, atskiriant politikos formavimą ir jos vykdymą bus ypač svarbios vykdant Seimo patvirtintų Kultūros politikos kaitos gairių siekį įsteigti Kultūros tarybą“.
Numatoma, jog optimizavus ministerijos veiklą pagerės ministerijos darbo kokybė, pagerės darbo rezultatai, teigiamą projekto įgyvendinimo poveikį pajus ministerijos valstybės tarnautojai ir dirbantieji, taip pat netiesiogiai visuomenė. Numatomo vykdyti projekto pagrindiniai tikslai yra:
1. Tobulinti Kultūros ministerijos valdymą bei organizacinę struktūrą, siekiant sukurti optimizuotą ministerijos veiklos modelį, racionaliai panaudoti išteklius nustatytiems strateginiams tikslams įgyvendinti;
2. Tobulinti Kultūros ministerijos strateginio planavimo, stebėsenos ir vertinimo sistemą, siekiant įtvirtinti į rezultatus orientuotą valdymą.
Per pastaruosius 20 metų viešojo administravimo institucijos Lietuvoje sparčiai vystėsi, šiems procesams didelės įtakos turėjo integracija į ES bei ES struktūrinių fondų administravimo sistemos Lietuvoje sukūrimas. Nors Kultūros ministerija kuruoja kultūros sritis, kurios tiesiogiai siejasi su ES kompetencija (pvz. autorių teisių ir gretutinių teisių apsauga, visuomenės informavimo politika), integracijos procesai labai nežymiai įtakojo ministerijos administracinę struktūrą.
Pasak Kultūros ministro, naujos veiklos sritys ir funkcijos ministerijai būdavo priskiriamos daugiau ar mažiau mechaniškai, neatliekant funkcijų analizės. Kultūros ministerija nėra ES struktūrinių fondų administravimo dalis, kultūros politika yra nacionalinės vyriausybės prerogatyva, todėl išorinių veiksnių skatinančių institucinę reformą kultūros srityje nebuvo. Dėl šių priežasčių Kultūros ministerijos vykdomos funkcijos, jos administracinė struktūra niekada nebuvo sistemiškai analizuotos, nors kultūros politikai nuolat keliami nauji, šiuolaikinės visuomenės aktualijas atitinkantys uždaviniai.
„Tokios modernios kultūros sritys kaip autorių teisių ir gretutinių teisių apsauga, visuomenės informavimo politika, kultūros paveldo skaitmeninimas ir prieiga, skaitymo skatinimas, kultūrų įvairovė, kūrybinės industrijos, kultūrinė edukacija, pilietinės visuomenės kultūrinės iniciatyvos, ministerijoje nepakankamai efektyviai kuruojamos dėl tos priežasties, jog ministerijos struktūra neleidžia atsižvelgti į šių sričių specifiką, ypač į kai kurių iš jų tarpdisciplininį pobūdį ir specifinį santykį su visuomene bei kitomis valstybės politikos sritimis, – įsitikinęs A.Gelūnas, – tokiu pat būdu efektyvų šių ir kitų ministerijos funkcijų vykdymą komplikuoja nusistovėjęs jos bendradarbiavimas su ministerijos įsteigtomis biudžetinėmis ir viešosiomis įstaigomis bei nacionalinėmis kultūros įstaigomis“.
Pastebima, kad kai kurias tradicines ministerijos funkcijas, pavyzdžiui, meno ir kultūros projektų dalinį finansavimą vykdyti darosi vis sunkiau dėl to, jog nuolat didėjantis šio finansavimo poreikis bei būtinybė užtikrinti jo skaidrumą, objektyvumą ir efektyvumą, ėmė viršyti ministerijos administracinius pajėgumus. Atsižvelgiant į šias aplinkybes įgyvendinant šį projektą, numatoma užsakyti galimybių studiją, kurios metu būtų išanalizuota ir įvertinta esama organizacinė struktūra, funkcijų paskirstymas tarp Ministerijos padalinių ir dirbančiųjų, tarp Ministerijos, Ministerijos biudžetinių ir viešųjų įstaigų, nacionalinių kultūros įstaigų. Galimybių studija taip pat atsižvelgiant į administruojamų lėšų (biudžeto) apimtis bei valdomus etatus turės įvertinti Ministerijos pertvarkymo galimybes ir kaštus bei rekomenduoti optimizuotą valdymo modelį, užtikrinantį efektyvų funkcijų bei veiklos procesų vykdymą, programinio biudžeto įgyvendinimą ir asignavimų bei turto valdymą ir kontrolę. Rekomedacijose taip bus pateikti siūlymai dėl ministerijos funkcijų derinimo su jai pavaldžiomis įstaigomis.
Įvertinus parengtos galimybių studijos rezultatus bei rekomendacijas, taip pat atsižvelgus į visuomenės pasiūlymus numatoma suformuoti optimizuotą Kultūros ministerijos veiklos modelį. Šį modelį diegs atsakingi Kultūros ministerijos skyriai. Modelis bus sudarytas iš Kultūros ministerijos bei jos administracinių padalinių struktūrą, funkcijas reglamentuojančių teisės aktų, Kultūros ministerijos dirbančiųjų pareigybinių instrukcijų. Atsižvelgiant į rekomendacijas, ministerijos specialistai parengs ministerijos skyrių nuostatų, dirbančiųjų pareigybinių instrukcijų, kitų teisės aktų, reglamentuojančių ministerijos ir jos padalinių veiklą bei funkcijas pakeitimus, būtinus ministerijos optimizuoto modelio diegimui.
Įgyvendinant projektą, atsižvelgus į galimybių studijos rezultatus, numatoma organizuoti kultūros ministerijos darbuotojų mokymus, kurie bus susiję su optimizuoto ministerijos veiklos modelio diegimu. Mokymų metu bus pateikiama informacija apie tai, kokiais principais vadovaujantis bus vykdomos ministerijos funkcijos, įdiegus optimizuotą veiklos modelį. Skyrių vedėjai mokymuose gautą informaciją turės perduoti savo skyrių specialistams. Mokymų tikslinė grupė – institucijos vadovai ir skyrių vedėjai. Mokymai bus aktualūs pakeitus ministerijos struktūrą, jos administracinių padalinių funkcijas bei dirbančiųjų vykdomas funkcijas.
Optimizuojant kultūros ministerijos veiklą ir siekant jos efektyvumo ypač svarbu sukurti efektyvią strateginio planavimo sistemą. Veiklos planavimo ir vertinimo rodikliai yra esminė strateginio planavimo sistemos dalis, nuo kurios priklauso planavimo efektyvumas. Įgyvendinant projektą numatoma tobulinti strateginio planavimo, orientuoto į veiklos rezultatus, sistemą, parengti naują planavimo rodiklių sąrašą. Rodiklių sąrašą sudarys įvairių kultūros sričių raidą apibūdinantys rodikliai, atitinkantys Strateginio planavimo metodikos reikalavimus, kiekvieno rodiklio skaičiavimo metodika bei planuotina jo reikšmė. Siekiant sėkmingai įgyvendinti šią veiklą reikia ne tik atlikti šiuo metu galiojančios Kultūros ministerijoje bei Statistikos departamente taikomos kultūros rodiklių sistemos analizę, bet ir atlikti šių rodiklių lyginamąją analizę su užsienio šalių ir ypač EUROSTAT’o rodiklių sistemomis. Parengus atnaujintą rodiklių sąrašą jis bus naudojamas rengiant Kultūros ministerijos strateginį veiklos planą, bei kitus kultūros srities strateginio planavimo dokumentus.
Atsižvelgiant į suformuotą optimizuotą kultūros ministerijos veiklos modelį, numatoma atnaujinti Kultūros ministerijos strateginio planavimo dokumentų rengimo ir jų įgyvendinimo stebėsenos tvarką. Ši tvarka yra Kultūros ministerijos strateginio planavimo procesą reglamentuojantis teisės aktas, kuris numato Kultūros ministerijoje vykstančio strateginio planavimo eigą, etapus, dalyvaujančių ministerijos padalinių funkcijas ir atsakomybę rengiant ir įgyvendinant strateginį veiklos planą
Įgyvendinant projektą, numatoma sukurti ir įdiegti optimizuotą ministerijos veiklos modelį atitinkančią ministerijos centralizuotą kompiuterinę duomenų valdymo sistemą, kuri apims Kultūros ministerijos ir jai pavaldžių įstaigų strateginio planavimo rodiklių monitoringą, finansų valdymą ir apskaitą.
Veikla bus atliekama keliais etapais. Pirmame etape Kultūros ministerija, siekdama įdiegti centralizuotą kompiuterinė duomenų valdymo sistemą, atitinkančią viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartus atliks esamos situacijos analizę, kuri apims tiek ministerijos analizę, tiek pasirinktinai iki 10 ministerijai pavaldžių įstaigų analizę tiek, kiek šių įstaigų veikla yra tiesiogiai susijusi su ministerijos vykdomomis funkcijomis.
Numatomos analizės sudedamoji dalis bus apskaitos vadovas, procesų, susijusių su Kultūros ministerijos finansų valdymu, apskaita ir kontrole, aprašymas, esamų ir būsimų finansų valdymo ir apskaitos procesų detali analizė, procesų automatizavimo ir optimizavimo galimybių įvertinimas, procesų pasikeitimų dėl viešojo sektoriaus apskaitos ir finansinės atskaitomybės standartų (toliau – VSAFAS) įsigaliojimo įvertinimas, būsimų procesų aprašymo projektas (pateikiant procesų schemas, nurodant žingsnius, atsakomybes, dokumentus). Įgyvendinant pirmajį etapą bus taip pat paruoštas Kultūros ministerijos sąskaitų plano projektas, nustatytos naudotojų grupės, grupių atsakomybės bei naudotojų skaičius, parengtas būsimo apskaitos vadovo projektas, kuriame turi būti apibrėžtos apskaitos politikos nuostatos, aktualių apskaitos straipsnių pripažinimo, apskaitos tvarkymo ir teikiamų pagrindinių ataskaitų rengimo principai pagal galiojančius teisės aktus ir Kultūros ministerijos vidinius dokumentus, inventorizuotos pagal VSAFAS rengtinos finansinės ataskaitos, biudžeto vykdymo ataskaitos ir kitos vidinės su finansų valdymu susijusios ataskaitos, nustatytos automatizuotinų ataskaitų poreikis ir susistemintos būsimos automatizuotinos ataskaitos ir dokumentai, parengtas šių ataskaitų bei dokumentų sąrašas. Taip pat pirmąjame etape bus atlikta su finansų valdymu ir apskaita susijusių IS architektūros ir duomenų srautų analizė: nustatyta ir aprašyta būsima IS principinė architektūra bei duomenų srautai.
Įgyvendinant antrąjį veiklos etapą bus ruošiami: kompiuterinės duomenų valdymo sistemos kūrimo konkursas; kompiuterinės bei serverinės įrangos pirkimo konkursas; kompiuterinės duomenų valdymo sistemos diegimo projekto administravimo ir techninės pagalbos paslaugoms sistemos diegimo metu konkursas. Trečiame veiklos etape bus atliekami sukurtos sistemos diegimo darbai,
Numatoma organizuoti mokymus, skirtus sudaryti sąlygas dirbantiesiems išmokti naudotis sukurta centralizuota kompiuterine duomenų valdymo sistema.
